SCENE 3 「特定のクライアントと、ファイルのやりとりをしたいとき」

大きなプロジェクトになると、プロジェクト管理者は複数のクライアントや業者を管理し、作業を進めていく必要が出てきます。例えば映像作成の現場においては、複数のスポンサーがいるのであれば、それぞれのロゴデータや企業情報、製品を紹介するのであれば、その写真や製品の情報、そして番組出演者のプロフィール情報などが考えられます。これらを管理者がクライアントから情報を受け取り、その都度、製作会社に渡すのも管理が大変です。

大企業ではこれらの業務の効率化を図り、自社でファイルサーバーを立て、クライアントや製作会社とデータの受け渡しを行っています。しかし、これを中小企業でやろうとしても、ハードウェアのコストはかかりますし、専門の管理者も用意する必要があるため、かなりの負担になってしまいます。 そこで、QNAPのNASを使って、簡易的に自社にファイルサーバーを立て、取引先とデータの受け渡しをする仕組みを作ってみましょう。やり方は、SCENE1・2で行ったことに少し応用を加えるだけです。

まず、プロジェクトに参加している企業に対して、共有フォルダを提供し、そこにファイルをアップロードしてもらいます。このとき、各クライアントに渡すユーザーの権限を設定し、余計なフォルダは表示されないようにします。一方、製作会社は、各クライアントのフォルダを参照のみできるようにしておけば、いつでも必要なときに情報をダウンロードすることができるようになります。こうして、簡易的に自社サーバーを構築することができるのです。

NASで簡易的に自社クラウドサーバーを構築するメリット

  • データの管理を自社で一括して行うことができる
  • 外部クラウドを使った場合のデータ消失などに対する心配がなくなる
  • 自社サーバーでセキュリティをかけておけば、第三者のダウンロードを極力避けることができる
  • アクセスログが自社に残るため、誰がいつダウンロードしたかを確認することができる

各クライアントごとのフォルダを作成しましょう

①SCENE1で作成したように、
今回は「クライアントA」「クライアントB」「クライアントC」「製作会社A」という4つのフォルダを作成します

共有フォルダの作り方がわからない方はこちらをご参照ください

アクセス権限を限定したユーザーを作成しましょう

①まず「クライアントA」というユーザーを作成します。

作成の際に「共有されたフォルダの権限」欄にある「編集」ボタンをクリックします

②「クライアントA」の権限を決めます。
社外の人からのアクセスになるので、必要なフォルダ以外は参照できないようにします。

そして、「クライアントA」フォルダのみ、読み書きができるように設定します

③無事「クライアントA」というユーザーが作成されました。

同様に「クライアントB」・「クライアントC」も自社のフォルダしか見えないように設定し、作成します

④「製作会社A」のユーザーを作成します。

製作会社Aは、すべてのクライアントのデータが見えるように、共有されたフォルダの権限を設定します。ただし、「クライアントA・B・C」フォルダに関しては、製作会社からは、ダウンロードのみにさせたいので”RO”に設定し、自社のフォルダのみ”RW”にチェックを入れました

⑤これで、フォルダとユーザー作成が完了しました

⑥実際に「クライアントA」でログインしてみましょう。

ユーザー登録時設定した、ユーザー名とパスワードを入れログインします

⑦設定どおり、「クライアントA」フォルダのみが見えています

⑧次に、「製作会社A」でログインしてみましょう

⑨「クライアントA・B・C」と自社フォルダ(「製作会社A」)とすべて見えるように設定できました。

後はSCEINE1・2で行ったように、クライアントからは共有ファイルにデータをアップロードしもらい、製作会社は必要に応じて、各フォルダからダウンロードできるようになりました。 また、製作会社Aで作成した映像は、自社フォルダにアップロードしてもらうことで、管理者のみが確認できるようになりました

ワンポイントアドバイス

外の人がNASにアクセスする場合には、セキュリティに気を使いましょう。特にユーザーの権限に関しては、社内の見せたくないデータまで見えてしまわないように、注意が必要です。 ユーザーを作成した後は、必ずそのユーザーでログインして、想定通りの権限になっているかを確認しましょう。

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