「RT-AC3200」データ共有を上手に運用する

2015年09月公開

「RT-AC3200」データ共有を上手に運用する

関連メーカー:ASUS(エイスース)


データの共有を上手に運用する

ネットワークを使って中小企業の業務効率化を最も分かりやすく簡単に実現できることが、この「データ共有」です。最近ではNASが手頃でかつ設定も簡単ということから、導入している中小企業も多いと思います。実は「RT-AC320」には、USBストレージさえあれば、簡単にNASを構築できる機能を備えています。それは容量の大きなHDDだけではなくUSBフラッシュメモリーでも可能です。またデータ共有において、社内だけではなく、社外から社内データへのアクセスができるということも求められています。しかしこの方法においては、セキュリティ面から、専門的な知識が必要と敷居が高く感じる方も多いかもしれません。「RT-AC3200」には、企業のニーズに合わせて、社内データの共有方法を、複数の方法で実現できる機能を搭載しています。 ここでは、複数ある社内データの共有方法を、どのようなニーズに向いているかも合わせてご紹介しましょう。

社内のデータ共有は「AiCloud」の共有設定で構築

ポイント

  • 社内で社員が共有できるストレージを手軽に構築したい
  • 社員をグループ分けして、フォルダ毎にアクセス権限を設定したい

社内のデータ共有において最も簡単な構築方法は、社員が共有できるストレージを作ることです。これが手軽に構築できるのがNASですが、「RT-AC3200」にも、USBポートにHDDやフラッシュメモリーを接続するだけで、簡単にNASを構築することができる機能を搭載しています。もちろんアクセスするユーザーをグループ分けして、権限を細かく設定することも可能です。例えば、営業の社員は、経理のデータにはアクセスできないといった権限設定も可能です。

社外からUSBストレージのデータをFTPでアップ・ダウンロード

ポイント

  • 営業先や出張先から最新のカタログやプロジェクトファイルを入手したい
  • 社外の人間も含めてプロジェクトファイルの共有をしたい
  • 営業所から本社の最新データを入手したい
  • 出先や自宅でデータの確認や修正をしたい
  • アクセス制限はグループごとに設定したい

最近の営業活動では、紙媒体のカタログや資料などではなく、モバイル端末を持参し、客先でプレゼンテーションを行うことが増えてきています。しかし、この時に問題になるのが、最新データの共有です。営業担当が会社を出て客先に向っている途中に、急遽データを変更する必要が出ることも考えられます。またプロジェクトで仕事を進めている時に、事務所と現場で双方にデータを修正したい状況もあるでしょう。その時に活躍するのが、このFTPによる共有です。設定したアドレスを直接ブラウザーに打ち込めば、ストレージにアクセスしダウンロードが可能です。またFTPソフトを使えば、権限があればファイルをダウンロードした後、修正したファイルをアップロードすることも可能です。またこの権限の設定を利用して、社外の人間を含めたプロジェクトごとに、フォルダの閲覧・改変権限を付与して共有管理することも可能です。

社外から任意の社内クライアントPCの共有フォルダに手軽にアクセス

ポイント

  • 営業先や出張先から最新のカタログやプロジェクトファイルを入手したい
  • 出先から事務所のPCのファイルにアクセスしたい
  • 出先でスマートフォンやモバイル端末を使って、特定の端末のファイルにアクセスしたい
  • 事務所でしていた作業の確認や続きを自宅や出先で行いたい

USBに接続した共有のストレージではなく、クライアントPCのデータを共有するシチュエーションとしては、社員で共有するほどのデータではない場合や同じ事務所内で自分ひとりで行っているプロジェクトファイルなどが考えらます。例えば、自分のローカルストレージで、プロジェクトごとにフォルダをつくり、それぞれ共有化した上でパスワードを設定すれば、違う場所で同じプロジェクトに携わる社員とのデータ共有も可能となります。また自分自身が様々な場所に移動することが多いときに、あらかじめ作業中のファイルを、まとめて共有フォルダに入れておけば、必要に応じてどこからでもアクセスして確認・編集することが可能になります。

中小企業において、事務所で作業する人と現場や営業先に行って打ち合わせする人とを分けて雇用するほど余裕がある企業は多くはありません。また大きなプロジェクトに携われば、様々な企業と共同で、企画書や提案書を作ることになります。そこで打ち合わせをしながら、その場で資料を作成できる環境を作ることができれば、事務所に戻ってくる時間を、書類作成に当てることができ、より効率的に作業が進められるようになります。場所を問わず作業ができる環境を整えることは、企業にとって大きなメリットをもたらしてくれるのです。

VPNを構築して社外から社内へのアクセスにセキュリティをかける

ポイント

  • 個人情報を含んだデータを社内と社外で共有したい
  • 社外から社内へのアクセスに関してはセキュリティをしっかりしたい

VPNというと分かりにくく、専門的な知識がいるように思われますが、設定自体はそれほど難しくありません。またその機能についても、大まかに理解しておけば十分です。できることは、前述した「AiCloud」を使って社外から社内のクライアントPCに接続することとほどんど同じです。大きな違いは、データの受け渡し時において、強固なセキュリティがかかっていることと、仮に受け渡し途中で、データが引き抜かれたり改変されたりしたときに、その履歴を確認できることです。一般的に、社外から社内PCにアクセスしてデータを取ろうとしたとき、セキュリティ上最も狙われやすいポイントが、インターネット網です。ここで転送中のデータを引き抜かれるケースが懸念されます。VPNを使えば、インターネット網では転送中データが見えない壁に守られていること、そして引き抜かれたり、改変されたりした場合、それを確認できると理解しておけば十分です。社外と個人情報や機密情報などのやりとりが、どうしても必要になった場合や企業が対外的にプライバシーに関して、しっかりと管理していることの証明が必要な場合などで、このVPNが役に立ちます。従来は高額な個別回線を確保する必要があったVPNが、「RT-AC3200」では簡単に構築できるのです。  ※「RT-AC3200」でVPNを設定した後、接続したいクライアントPC・モバイル端末に、VPN接続のためのクライアントソフトをインストールし、設定する必要があります。

ポイント

  • 社内データの共有を強力にサポート
  • ニーズに合わせた様々な共有方法
  • セキュリティが強い「VPN」の構築も可能
  • 「AiCloud」で携帯端末からも外部からアクセス

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