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(月間13)
こんにちは、テックウインド株式会社メディアチームです。
タブレットを利用する必要性を理解することが重要
日々の業務にタブレットを導入することで、業務の効率化が期待されますが、実際には、タブレットが導入されても活用されていない場合があります。
タブレットが活用されない理由としては、社員がタブレットの必要性を感じていないことが考えられます。そこで、タブレットの活用を推進するために、タブレットの使用方法に関する社内教育を実施しましょう。
「なぜタブレットを導入するのか」という点を教育する
タブレットの使用方法を社員に教育する場合に重要なことは、「なぜタブレットを導入するのか」という点を明確に伝えることです。
タブレットの使用方法に関する教育を行う場合、タブレットの操作方法やタブレットを利用するメリット・デメリットについて注目しがちですが、社員がタブレットを導入する理由を理解していなければ、タブレットの使用方法を積極的に理解しないことが考えられます。
そのような状態を防ぐためにも、タブレットを導入する理由を伝える必要があるのです。
タブレットを導入する理由としては、業務の効率化や経費の削減があげられます。例えば、社内で配布される文書は紙に印刷されたものとなっていますが、紙の文書を作成する場合、紙のコストや印刷コストがかかるだけでなく、印刷する手間や文書を配布する手間もかかってしまいます。
しかし、タブレットに文書が表示されれば、コストの削減だけでなく、文書の印刷や配布の手間もかからなくなるため、業務が効率化します。
タブレットを導入する場合は、導入する理由を社員にあらかじめ伝えて、タブレットを利用する心理的なハードルを下げておくと良いでしょう。
日常の業務に役立つタブレットの活用方法を教育する
タブレットを導入する理由を社員に教育したら、タブレットの活用方法に関する教育を行いましょう。
例えば、ペーパーレスによる会議のためにタブレットを使用する場合の教育としては、タブレットの基本的な操作方法や、会議資料の閲覧方法などの説明があげられます。
現在では、タブレットは広く普及しているものの、タブレットに対して苦手意識を持っている人は意外と多いものです。そのため、タブレットを初めて使用する人向けに分かりやすく説明することを心がけましょう。
そのほか、タブレットを利用して業務の効率化を推進するためには、日常の業務に役立つタブレットの活用方法を教育することも有効です。
例えば、タブレットがメモ帳やスケジュール管理にも利用できることを紹介したり、営業担当者向けに、カタログやパンフレットをタブレットで閲覧できる方法を紹介したりすれば、社員が自発的にタブレットを利用するようになることが期待され、より一層の業務効率化が見込めることでしょう。
タブレットを利用する場合のリスクについて教育する
また、タブレットの教育を行う場合に忘れてはならないことは、タブレットを利用する場合のリスクについて説明することです。
タブレットを利用する場合のリスクとしては、タブレットを紛失したり、盗まれたりしてしまうことがあげられます。業務でタブレットを使用する場合、タブレットで企業の機密情報を参照できる場合がありますが、タブレットの紛失、あるいは盗難によって、機密情報の漏えいにつながってしまうことがあります。
そこで、社員教育においては、「タブレットで閲覧できる機密情報が漏えいしてしまうと、企業の信頼を揺らがすことにもつながりかねない」ということについて、社員に意識付けすることが大切です。
また、機密情報の漏えいを防ぐための方法として、画面ロックをかけ、パスワードを設定することを教育しておきましょう。これにより、万が一タブレットを紛失、あるいは盗難に遭ったとしても、情報の流出を防ぐことが可能となります。
タブレットの教育においては、メリットだけでなく、リスクについても説明して、トラブルの発生を防ぎましょう。
まとめ
企業でタブレットの導入を成功させるためのポイントは、タブレットの導入理由を明確にした上で、どのような業務にタブレットを利用するのか、ということを順序立てて説明することです。
社員がタブレットの導入理由を理解し、導入について納得したならば、タブレットの効果的な利用が期待されます。試験的な導入を進めながら、最終的には全社的なタブレットの導入を目指しましょう。
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