会社のペーパーレスを後押しするe-文書法とは？

ペーパーレスを後押し

会社をペーパーレスにしたい、と考えている企業の経営者は多いのではないでしょうか。紙の文書の作成には印刷用紙代やプリンターのインク代等がかかるうえ、文書の廃棄にも費用がかかります。また、紙の文書を保存するためにオフィスのスペースが必要になります。

しかし、これらの問題はペーパーレス化によって解決されます。ここでは企業のペーパーレス化を後押しするe-文書法について紹介します。

e-文書法とは

e-文書法は2005年に施行された法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」及び「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」をまとめた名称です。

この法律により、従来、紙での保存が義務付けられていた一定の文書の保存が、電子ファイルでも可能になりました。ここでいう電子ファイルには、元々電子ファイルであった文書に加え、紙の文書をスキャンしPDF等の画像ファイルにしたものも含まれます。

2015年と2016年にはe-文書法が改定され、文書を電子化する際に適用されるルールが緩和されたため、ペーパーレス化へのハードルはどんどん下がっています。

電子ファイルと認められる要件は？

しかし、どんなファイルでも電子ファイルと認められるわけではありません。経済産業省では4つの要件を定めています。

見読性

文書がパソコン等のディスプレイを用いてきちんと読めること

完全性

文書が改竄、消去された場合にその事実を認識できること

機密性

文書へのアクセスが制限されており、許可されている者のみが閲覧できること

検索性

文書を活用できるよう、必要なデータがすぐに検索できること

ただし、これらの要件はすべて適用されるわけではなく、文書の重要性や特性によっては、さらに別の要件が課される場合や適用されない要件がある場合があることも知っておきましょう。

電子化が認められる文書は？

では、どのような文書がe-文書法の対象となり、電子ファイルでの保存が認められるのでしょうか。

原則として、会社法や法人税法によって会社が保存することを義務付けているすべての文書に対して、e-文書法が適用されます。例えば、定款、会計帳簿、取締役会議事録、賃借対照表などが対象となります。

会社法や法人税法等に保存の義務が無い、会社の通常の業務で使用される文書は、上記の要件は適用されず、会社内で自由に電子化を行うことができます。

ただし、一部電子ファイルでの保存が認められていない文書があるので注意が必要です。

具体的には、条約の規制があるもの、現実性が高く携帯することが必要なもの（免許証や許可証など）、緊急時にすぐに確認することが必要なもの（船舶における安全手引書など）が該当します。

まとめ

e-文書法は、電子ファイルで会社の重要文書を保存することを認め、ペーパーレスを推進することを目的とした法律です。国が推進するペーパーレスの流れに乗ってみてはいかがでしょうか。

また、電子文書を閲覧する際には、タブレットが非常に便利です。電子文書に細かい文字が記載されている場合、文書を拡大して閲覧する必要があります。

そんなとき、タブレットであればピンチイン・ピンチアウトによって、パソコンよりも直感的に操作を行うことができます。また、スマートフォンに比べて大画面であるので視認性が高いことは言うまでも無いでしょう。

ペーパーレス化に併せて、タブレットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。タブレットやモバイル機器の導入で不明点や気になる点がある場合には、お問合せください。