ペーパーレス化で生じるメリット・デメリットとは？

ペーパーレスとは？

最近耳にすることが多いペーパーレス。一体どういう意味なのでしょうか？
ペーパーレスは、紙で作成していた資料やパンフレットを電子化することで、紙を使う頻度を下げることを意味します。身近なもので言えば電子書籍もペーパーレスのひとつです。
ペーパーレス化を見かけることが多くなったとはいえ、まだまだメインは紙の書類。企業で使用されている紙の総量は80万トンを超えるとも言われています。

ペーパーレス化で生じるメリットとは？

「ペーパーレス化」で実感できるメリットとはどのようなものなのか早速見ていきましょう。

• 書類を確認したり共有したりすることが容易になる
• 紙や印刷のためのコストを削減できる
• 資料の経年劣化がない
• 資料を簡単に検索することができる
• 同じオフィスにいなくても書類の承認が行える
• セキュリティー対策が可能
• デスクの上やオフィス全体がすっきりする
• 持ち運ぶものが少ないのでデスク間の移動がしやすい

資料を電子データで保存することによって、データはほぼ永久に保存時の状態を維持することが可能。プリンターで印刷した文字のように時間が経ったり、日に当たったりすることで文字が読みづらくなることがありません。

また、紙のファイルから希望の情報を探し出すのは大変ですが、電子データなら一瞬で情報を引き出すことができます。さらにその情報をメールに添付して送ったり、電子ファイル自体を他の社員と共有することも簡単です。

さらにデスク上がすっきりすることによって集中力がアップし、席替えが必要な時にもすぐに移動することができます。

ペーパーレス化で生じるデメリットとは？

ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、デメリットはあるのでしょうか？下記に一覧でまとめました。

• 取引先に左右される
• タブレットの大きさによって使い勝手が違う
• 使い慣れるまではメモを取りづらく感じる
• データが消えることがある
• IT機器に弱い人にとっては手間が余計にかかるように思える
• ネットワークの影響を受ける

社内の中では自由にペーパーレス化できるとしても、取引先によってはペーパーレス化できない部分も残ります。例えば、請求書を必ず紙で郵送してほしいという取引先であれば、一方的に電子請求書を送るわけにはいきません。

また、社員の中にはIT機器を使用したことさえない人もいるかもしれません。そのような人達にとってはタブレットはとても非効率なものに思えるでしょう。

また、電子データは事故やハッキングによって一瞬にしてすべて消えてしまう可能性も。そのため、こまめにバックアップを取る必要があります。

ペーパーレス化の成功例

現在では多くの市町村や公共機関にタブレットが導入され始めています。
埼玉県の飯能市の市議会でもタブレットが使用されており、それぞれの市議員が作った資料を他の議員や市長が手元のタブレットで確認できるような仕組みになっています。
タブレットを導入したことにより下記のような効果があったということ。

• 10万枚以上の印刷用紙の節減に成功した
• 法例集の検索がすばやくできるため議会の時間を短縮できた
• 資料がモノクロ印刷からカラーになったことで読みやすくなった

経費が節減できて時間も短縮、参加者の理解度もアップするのであれば言うことがないですね。

まとめ

ペーパーレスは電子機器をうまく利用することで紙の使用量を減らすことができ、使い方によってはたくさんのメリットが生まれます。あなたの職場もタブレットを導入して、ペーパーレス化を実現してみませんか？