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(月間94)
こんにちは、テックウインド株式会社メディアチームです。
WordやExcel、PDFなどのデータは、仕事を進めるうえでの業務資料として選択されることが多いファイル形式です。
これらのデータは、業務用のPCなどに保管されることが多いものですが、現場に出て業務を行う従業員は、これらのデータを印刷して持ち出すというケースが従来は数多くありました。
しかし、印刷せずに現場で業務資料のデータを直接閲覧する方法もあります。
この記事では、スマホ・タブレットから現場で業務資料のデータを閲覧するための方法や、そうしたシーンでのNASの活用方法について解説します。
「資料は紙」の時代は終わりつつある
現代では、DX化の影響もあり、様々な業種の企業でペーパーレス化が進んでいます。
これまでは紙で配布されていた業務資料がPDF・Wordファイルなどで配布されるようになり、オフィスだけでなく現場で作業を行う従業員の場合でも、資料を閲覧できるデバイスを携行するシーンが多くなりました。
しかし、必ずしもノートPCを現場に持ち出せるケースばかりではありません。
現場の状況によっては、PCを展開することが困難なケースや、自社の資産としての現場用ノートPCを必要台数確保することが困難な場合もあるでしょう。
このようなシーンにおいて、現場でスマホやタブレットから資料を閲覧できれば便利です。
スマホやタブレットから業務資料を閲覧するには、いくつかの方法があります。
スマホ・タブレットから資料を閲覧する方法
業務資料のデジタル化・データ化が比較的早期に実現した企業においては、自社資料はすべて自社システムから閲覧するという運用が確立しているケースもあり、システム閲覧用の専用タブレットなどを運用している場合もあります。
しかしながら、そのようなケースばかりではありません。以下の項目では、PDF・Excel・Wordなど、特に業務資料として選択されやすいファイル形式について、スマホ・タブレットからの閲覧方法を解説します。
クラウドサービスを利用した資料の閲覧
個人用途でも利用される「クラウドサービス」を利用して資料を閲覧するという方法は、小規模な企業にとっても扱いやすい選択肢のひとつです。
代表的な例が、「Google Drive」や「Microsoft OneDrive」、または「Dropbox」などのクラウドストレージサービスです。
これらのクラウドストレージサービスに業務資料をアップロードしておき、現場でアカウントにログインすると、該当の場所にアップロードした業務資料のファイルが現場からも閲覧できるようになります。
スマホやタブレットで業務資料を閲覧するためには、それぞれ対応するアプリが必要で、たとえばWord形式・Excel形式のファイルを閲覧する場合には「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などのアプリが代表的です。
手軽に利用でき、iOS・Androidという環境の垣根を越えて業務資料を閲覧することができる選択肢ではあるものの、クラウドサービスを利用した業務資料の閲覧にはリスクもあります。
それは、クラウドサービスに業務資料をアップロードすることは「外部事業者のストレージにファイルを預ける」ということになるためです。
会社・組織のセキュリティ方針によっては、これらのリスクを許容しないケースもあります。
スマホ・タブレットにファイルを保存して閲覧
スマホ・タブレットには、PCと同様にストレージ領域があり、ファイルを保存することができます。
この領域に業務資料をコピーしておき、現場に持ち出すという選択肢もあります。
クラウドサービスの項目で解説したように、スマホやタブレットでOfficeファイルを閲覧するためのアプリはいくつか選択肢があり、これらのアプリによって業務資料を閲覧できるケースは多いでしょう。
ただし、業務資料をスマホやタブレットに保管していくことは、スマホやタブレットのストレージ容量を圧迫するおそれがあるほかに、もう一つ重大なリスクがあります。
それは、スマホ・タブレットの紛失・盗難などによって、保存した資料が同時に流出してしまうことです。
現場で扱う業務資料には、たとえば顧客・取引先の機密情報に該当するような情報を含むケースがあります。
このような場合、自社のデバイスの紛失という問題にとどまらず、関係先企業にも損害を与える危険性があります。
また、データをスマホやタブレットに保存した後に資料が更新された場合などは、最新の情報を閲覧できないという実用上の欠点もあります。
ファイルを外部に預けず、端末に保存せず見る方法は
クラウドサービスにファイルをアップロードする方法、スマホ・タブレット本体にファイルを保存する方法は、いずれもリスクを伴います。
それでは、ファイルを外部に預けず、かつ端末にも保存せずに現場で閲覧する方法はあるのでしょうか。
このようなシーンでは、NASを活用した運用が効果的となる場合があります。
NASを活用したファイルの閲覧方法とメリット・デメリット
NAS（Network Attached Storage）は、ネットワーク上に接続することができるハードディスクのことです。
NASを活用して業務資料を閲覧することもできます。
以下には、NASを使って業務資料を閲覧する方法やメリット・デメリットなどについて解説します。
NASのメリット
NASを使うシーンとして、まず代表的であるのが「ネットワーク上にファイルを保存しておける」という点です。
オフィス内でのUSBメモリーなどを介さずにファイルの受け渡しができるなど利便性を高めることができますが、それだけではなく現場などのオフィス外においても、保存したファイルを閲覧することができます。
またそれだけではなく、適切な権限とアカウント発行によって、外部から閲覧できるように設定することができます。
つまり、デバイスの紛失や盗難に遭ってしまった場合でも、NAS側のアカウント設定によってNASにアクセスする権限をコントロールすれば、ファイルの流出を防ぐことができるのです。
NASのデメリット
ただし、NASにはデメリットもあります。
クラウドサービスなどはログインアカウントさえ持っていればすぐに使い始められ、HDDの管理なども不要ですが、NASの場合にはすべて自社で管理する必要があります。
たとえば、利用前にNAS側でのアカウント設定、権限管理、利用するスマホ・タブレットへの対応アプリのインストールなど事前準備が必要です。
また、HDD・NAS本体の故障に備えて、RAID構成やバックアップなどの対策を自社で行わなければなりません。
NASを活用したファイルの閲覧方法
NASに保存したデータをスマホ・タブレットなどを使って閲覧する場合には、スマホ・タブレットに対応するアプリをインストールすることで可能となります。
アプリの具体的な画面構成などはNASのメーカーによって異なるものですが、NAS内のフォルダー構成、ファイルの置き場所などを把握しておけば、NASによるファイル閲覧はそれほど迷うことはないでしょう。
たとえばNAS内に「業務資料」などのフォルダーを作成して、そこにWord・PDFなどのファイルをアップロードしておき、スマホアプリ側で該当の場所を閲覧します。
目的のファイルをタップすると、初回はどのアプリで該当ファイルを開くかを尋ねられるため、ファイル形式によってGoogleドキュメントやPDFビューアーなどの適切なアプリを選択することで、PCと同様に閲覧することができます。
Officeファイルは、Googleドキュメントなどの互換アプリで代替できるケースがほとんどですが、MicrosoftのOffice Mobileなどのアプリを導入するのが代表的な手段といえるでしょう。
NASを活用して資料を閲覧する例
以下には、様々な業種における「NASを活用した業務資料の閲覧」の例を解説します。
一口に「現場」といっても、業種ごとに様々な現場がありますが、NASを活用して資料を閲覧するケースの具体的な運用方法がイメージできると、自社の業務に落とし込みやすいでしょう。
NASの活用を検討している企業や担当者の方は、以下の例を参考にしてみてください。
建設では図面だけでなく写真データも活用可能
建設業界は、人手不足の問題、業務効率化という課題に対して、DXで解決策を見出す企業が多くあります。
建設業の現場では数字を扱う資料が多く、Excelで各所の数字がまとめられた表を活用するシーンもあるでしょう。このような場面では、スマホ・タブレットで業務資料を閲覧するメリットが多くあります。
また、現場の施工状況を写真や動画で閲覧することや、反対に現場で撮影した施工状況をExcel資料と合わせてNASにアップロードしてオフィス側で確認するなどの運用も考えられるでしょう。
さらに、近年ではAutoCAD、Fusion 360など、スマホ用CADアプリなども登場しており、図面を3Dデータ・BIM（Building Information Modeling）として現場で確認・活用できるケースもあります。
営業では訪問先から顧客資料を閲覧・活用可能
顧客のもとを訪問して提案や契約を行う営業職は、資料を活用するシーンが多い職種のひとつです。
従来では分厚いファイルを持参して、顧客情報や契約状況などを確認しながら顧客に提案を行うという姿が見られましたが、顧客との関係が長く続くほど資料の数は多くなり、持ち運ぶのは非効率になるという側面があります。
近年では、スマホやタブレットにも対応するZohoやHubSpotなどのCRM（顧客管理システム）が登場しており、顧客データはこれらのシステムで、提案資料はPDFやWordなどでNASに保存し、訪問先で確認するなどの運用が考えられるでしょう。
医療・介護では電子カルテやCT画像データも活用可能
医療・介護などの業界では、以前から電子カルテ・タブレット問診票などが活用されてきました。
これらのデータは最終的には病院内の管理システムに保管されることになりますが、いまだ大規模な管理システムの導入に至っていない病院・診療所などでは、NASの活用も大いに選択肢となり得ます。
たとえば、レントゲン・CTなどのデータがNASに蓄積され、医師が診察の際に瞬時に確認できるという方法や、在宅医療・訪問医療などの場面でも患者情報などを閲覧できるようにする方法もあります。
臨床事例・医学論文のスクラップ資料やカンファレンスなどで話し合われた内容を毎日ファイルにまとめてNASにアップロードしておくなどの活用方法も考えられるでしょう。
まとめ
業務資料を紙で現場に持ち出すという方法は、現代では非効率さ、安全性などの観点から推奨されない方法となりつつあります。
しかし、PCを持ち出すことが難しい現場というのも決して珍しいものではありません。
このような場合には、スマホ・タブレットから資料を閲覧できるようにすることで、現場でもOfficeファイルを閲覧することができるようになります。
NASはそのためのツールとして、大いに活用の余地があるでしょう。
現場での資料の閲覧方法を検討している企業・担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
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