社内の共有フォルダーを管理・整理するためのルールづくり

2016/04/15
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社内の共有フォルダーを管理するには、一定のルールづくりが必要になります。他人任せにしていると、じきにどこに何があるかがわからなくなっていくでしょう。社内の共有フォルダーを整理する方法についてご紹介します。

フォルダー名を決める

そのフォルダーを一目見ただけでどこに何が入っているのか、中身がわかるのが理想的です。カテゴリー別に情報を分けて、どの情報がどこに収納されるのかをわかるようにしてください。

また、「作業前・作業途中・作業終了」のように作業工程がわかるようにするのも便利です。フォルダー名をある程度統一し、番号やアルファベットなどで管理しましょう。誰もが利用しやすく、すぐに整理できる状態にすることで共有フォルダーがスッキリします。

管理するリーダーを任命

誰か整理するだろうと他人任せにしていると、しだいにゴチャゴチャしてきます。共有フォルダーを管理するリーダーを決めて、定期的に整理してもらってください。フォルダーの数が多い場合は、管理者を複数にしてもよさそうです。

ところで、社内には整理・整頓の得意な人と苦手な人がいるはずです。共有フォルダーの整理は、得意な人物に任せた方がよいでしょう。

専用の「ゴミ箱フォルダー」を作成

情報には、役に立つ情報と立たない情報があります。しかし、かなり時間が経たないと、役に立つのか立たないのかがわからない場合もあるかもしれません。そのような中途半端な情報に対しては、「ゴミ箱フォルダー」を作って、その中に収納しましょう。この方法なら使用頻度の低い情報や、長い間使わない情報をゴミ箱ごと捨てることができます。

 

共有フォルダーが整理されていない状態だと情報を探すのに時間がかかり、仕事の効率が悪くなります。また、情報がどこにあるかわからないと消えたことにも気がつかず、個人情報が漏洩するなどの不測の事態を引き起こします。整理・整頓はビジネスの基本ですから、ルールをしっかり決めて管理しましょう。

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