こんにちは、テックウインド株式会社メディアチームです。
仕事において、もはや欠かせない存在となったインターネット。
一人が一台パソコンを所有して、仕事を行うのは当たり前となっているのではないでしょうか。
しかし、一人一台パソコンを所持するということは、仕事で扱う重要なファイルがどのパソコンにあるのか、分からなくなってしまう恐れもあります。
では、こうしたことを防ぐ何か良い方法はあるのでしょうか。
ファイル共有とは
ファイル共有とは、言葉の通り一つのファイルを複数のコンピューター(ユーザー)で利用出来る仕組みのことです。
これまでは、自分のパソコンだけで扱っていたファイルを他の人も自由に扱えるようになります。
いつでもどこでも、許可された人なら誰でも共有ファイルにアクセス出来る仕組みです。
ファイルを共有するメリット
ファイルを共有することで、作業効率が抜群に上がります。
例えば、マニュアルなどの大容量の文書を複数のユーザーが協同で編集作業を行うことも出来ます。
また、同じファイルを複数のパソコンにコピーすることなく、管理出来るところもメリットです。
メールでは送れないような容量の大きいファイルもサーバーにアップすれば相手に渡せてしまうのです。
ファイルにアクセスする権限を許可すれば、社内の人だけでなく外部の人もアクセス出来るようになります。
メールでは、間違って違う相手にファイルを送ってしまうという恐れもあります。
しかし、ファイルの共有化ならファイルにアクセス出来る権限のある人しか見られないので安心です。
セキュリティの面でも安心して使用出来るでしょう。
その他、一つのパソコンがクラッシュしてしまっても、
ファイルを共有化していれば他のパソコンからアクセスも出来るので安心です。
ファイルを共有するデメリット
非常に便利なファイルの共有化ですが、大きな企業であればある程、始めの設定に手間がかかります。
ファイルを共有するためのグループやユーザーごとにアクセス制限を設けたり、セキュリティ設定をする必要があります。
また、複数人で同じデータを共有しているため、データの保存先であるハードディスク自体が壊れてしまうと、データを失う可能性があります。
しかし、最近は「ミラーリング」と呼ばれるバックアップシステムがあります。
2台のハードディスクにデータを保存する方法で、バックアップが取れます。
大切なデータを失わないためにも、十分な備えが必要です。
このように、仕事を効率よくしていくためには、ファイルの共有化は欠かせないものになっています。
メリットを生かして、ぜひ便利な機能を取り入れてみてはいかがでしょうか。
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