複数のプロジェクトメンバーでファイルを共有する方法

プロジェクトを進行させるときに、メンバー同士でメールのやり取りをして情報を共有すると ファイルの添付に手間取ったり、ファイルが送れなかったりなどで意思疎通がスムーズできず ファイルのやりとりひとつでプロジェクトの進行に大きく影響が出てしまう場合があります。 そんな時はファイル共有サービスを利用すると大変便利です。

プロジェクトメンバーでファイルを共有する方法とは

複数のプロジェクトメンバーでファイルを共有するには「ファイル共有サービス」の利用がおすすめです。ファイル共有サービスとはインターネット上に設置された専用のサーバに画像や動画、ドキュメントや音声などのファイルを置くことにより、他のプロジェクトメンバーと共有できるサービスの事を指します。

ファイル共有サービスをプロジェクトメンバーで共有することにより、ドキュメント、画像、動画、音声ファイルなどを自由にダウンロードやアップロードが可能になります。職場のPCからだけでなく、自宅PCやスマートフォンなど、ツールを問わずに利用できるのが魅力です。

ファイル共有サービスを利用するメリット

ではメンバー間でのファイル共有方法としてこのサービスを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

まず使用しているPCの負荷が軽減するというメリットがあります。プロジェクト用の資料や画像などをPC内に保存しているとHDDの容量を圧迫しますが、ファイル共有サービスに置くだけで問題は解決します。

また、作業進行中に常に最新ファイルの共有を可能にしておけば、プロジェクトメンバーの誰もが最新の情報を参考にできるので作業効率のアップが期待できます。大容量ファイルの送信やバックアップ先として活用する方法もあり、異なる環境においてもあらゆるツールから情報の入手が可能なので、使い方次第でプロジェクトの進行に多大なメリットを与えてくれます。

ファイル共有サービスのセキュリティ面での注意点

ファイル共有サービスは大変便利なサービスなのですが、インターネット上のセキュリティは情報漏えいや成り済まし、ウイルス感染など危険性が多く、ユーザー側で気をつけなければなりません。

ログイン情報が流出した場合などの不測の事態に対応できるように、パスワードの使いまわしはしない、IDとパスワードに加えて、セキュリティコードも入力する二段階認証を設定するなど、第三者からの侵入をシャットアウトできる対策が必要です。

また、ファイル共有サービスのサーバでトラブルがあり、データが消失してしまうなどのアクシデントなどもあります。中にはサービス会社がいきなりサービスを停止してしまう事例も少なくありません。このような事態の為にも、複数のファイル共有サービス会社を利用しておきましょう。もちろん、重要なデータは二重三重のバックアップを取ることをおすすめします。