中小企業におけるデータ管理の必要性とは

最近は市場のグローバル化やインターネットの普及でIT化も著しく成長を遂げ、マイナンバー制度も始まったことから、情報やデータの管理の必要性は高まりつつあります。

データ管理の目的

データ管理で最も必要性が高いのは顧客情報です。顧客の動向やどのようなニーズがあるのかなどデータをまとめておくことで、顧客ニーズに迅速に対応することができます。また、発注や仕入れ、納品などにつきものの伝票管理にも必要性が高いといえます。

最近ではネットショッピングやホームページを運営する企業も多くなりました。サーバーを導入することでクレジットカードやネットバンキング決済が可能なサービスも増えています。

データ管理の必要性

データ管理を行うことで、経営に欠かせない経営指標をグラフなどで簡単に確認でき、営業、販売の進捗や無駄をすぐに把握できるので、コスト削減にも役立ちます。顧客情報や営業進捗などを細かく分析することで、部下へのアドバイスも適切に行えます。

また、顧客の数や商品の販売数が増えてくるにつれ、情報や進捗管理が難しいくなってきます。これらの情報の管理や顧客への迅速な対応を可能にするためにも、会社の中規模・大規模に関わらず、データ管理は必要となります。

データ管理のメリット

ではデータ管理を行うメリットには何があるでしょうか。

・業務効率化

紙の伝票管理の場合、伝票の記帳や帳票作成、出荷や仕入れ先とのやり取りをFAXで送るなど、手間と時間がかかります。記録をデータ化することで、これらの作業を自動化できます。

・情報共有、検索

紙での保管の場合、資料の保管場所まで移動し欲しい情報を探すのに紙を1枚1枚めくることになります。データ管理をすることで社内の誰でも簡単に情報を得ることができます。

・コスト削減、省スペース化

あらゆる情報を紙で保管することは、資料の保管場所が必要になります。伝票などは一定期間の保管が必要なので情報が多ければ多いほど保管場所の確保が必要になります。データ管理することで社内のフロアの省スペース化が可能です。

データを管理の方法

データを管理する上でよく使用されるのがエクセルにまとめて保存する方法です。この方法は管理に優れているのですが、扱いにくかったり保存間違いを起こしやすいと感じる人も多いようです。また、突然ファイルが壊れてしまう可能性もあるため、定期的にバックアップファイルを作成しておく必要があります。

管理したいデータによりソフトを使い分けたりもしますが、社内で一定のルールがないと混乱を招く原因にもなります。情報量も多い場合は、サーバーを設置することが一番おすすめと言えます。