外出先(社外)で社内のデータを共有して作業するには

外出先(社外)で社内のデータを共有して作業するには
2016/03/09
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外出先や出張先にノートパソコンを携帯するのは常識になってきました。 外で必要な社内データをさっと取り出して作業できると、スムーズに仕事ができますね。 外出先の空き時間を有効に利用するためにも外出先で社内のデータを共有する方法がいくつかあります。

ここでは代表的な4つの方法についてみていきましょう。

VPN接続を利用して社内のデータに直接アクセスする方法

会社側にVPN接続に対応したルーターが用意されている場合、外出先のパソコンからVPN接続を利用して社内のサーバーに直接アクセスすることができます。

VPNとはバーチャルプライベートネットワークの略です。プライベートネットワークのため、データは暗号化や認証などで保護され、セキュリティ面でも安心です。VPN対応のスマートフォンやタブレットを用いるとスマートフォンやタブレットからでも社内のデータに直接アクセスできます。

データの送受信の際にはトンネリングや暗号化を用いてデータを保護するのでセキュリティ面でも安全性が高いです。社内のデータに直接アクセスできるため、外出先で行ったデータ更新などの作業を即時に社内データに反映することができます。データ利用時にダウンロードやアップロードする必要がないので、作業時間の短縮にもつながります。

社内のパソコンをリモートコントロールする方法

会社で自分が使っているパソコンからデータを取り出して外出先のパソコンで共有できると便利ですね。会社のパソコンを遠隔操作(リモートコントロール)して必要なデータをメールで送ったり、アップロードしたりすると社外でもデータを共有することができます。リモートコントロールのやり方は各パソコンのOSによって異なります。

最近ではスマホやタブレット専用のリモートコントロールアプリで設定を行うと、アプリを経由して社内のパソコンを遠隔操作もできます。
他の方法でデータを共有している場合でもバックアップ代わりにリモートコントロールを設定しておくと、いざというときに便利です。

より安全に利用するために、リモートコントロールを受けるパソコン側でセキュリティ設定を行う必要があります。セキュリティレベルが選択できるので、より安全性の高い設定を選択しておくと利用時に安心です。

リモートコントロールを行う場合、社外のパソコンからデータの閲覧は可能です。しかし、データを社外のパソコンに送りたい場合は、会社のパソコンから外出先のパソコンにデータを送信する必要があります。

オンラインストレージ上に共有データをアップロードする方法

オンラインストレージを利用すると、インターネットに接続できる環境であれば外出先からでもデータを共有できます。オンラインストレージとはインターネット上のディスクスペースを貸し出してくれるサービスで、そのスペースにファイルやデータを保管することができます。必要なデータをオンラインストレージにアップロードしておくことで、自宅などでダウンロードすることが可能です。

パソコンからもオンラインストレージサービスにアクセスできますし、スマホやタブレットのウエブブラウザや専用アプリからもデータのアップロードやダウンロードができます。会社によっては使用できるオンラインストレージサービスを定めているところもあるので、社内規定に従うようにしましょう。

オンラインストレージサービスにログインする際に要求されるIDやパスワードを他人から推測されにくいものにし、こまめにパスワードを変更するなどセキュリティ面での配慮も必要です。

外付けHDDやUSBメモリーなどの外部メモリーを用いてデータを共有する方法

外出先でインターネットに接続できない場合は、外付けHDDやUSBメモリーに共有したいデータを入れる方法もあります。

自分用のパソコン以外に外部メモリーを接続する可能性がある場合は、ウイルス対策ソフトが入っているものなどセキュリティ面に配慮した外部メモリーを選ぶようにしましょう。また、大切な情報が入っているので、物理的な紛失や破損をしないように移動時は大切に扱うようにしましょう。

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